تنظيم مواعيد مقابلات واجتماعات المدير العام مع المدراء أو الموظفين أو الضيوف من خارج الشركة
• استقبال المراسلات الواردة إلى مكتب المدير العام من إدارات الشركة المختلفة أو من خارجها و وتسجيلها في سجل خاص وتنسيقها ومن ثم عرضها على المدير العام.
• بعد أن يتم الشرح على المراسلات الواردة أو اعتمادها من المدير العام يتم تسجيل تعليمات أو شرح المدير العام في سجل الخطابات الواردة (وذلك في ملف خاص في الحاسب الآلي)و كما يتم الاحتفاظ بنسخة عن المراسلات (عن طريق عمل مسح ضوئي لها) في ملفات معدة خصيصا لكل إدارة أو حسب الموضوع لسهولة متابعة تنفيذ التعليمات الصادرة بشأنها والرجوع إليها عند الحاجة فيما بعد.
• تنظيم وترتيب ملفات حفظ المراسلات (Box Files) لحفظ المراسلات والمستندات الورقية المطلوب حفظها، ويتم تنظيمها وترتيبها حسب الاعوام وتجدد سنوياً، ويتم نقل الملفات القديمة الى مستودع الأرشيف لحفظها. ويتم إعداد قوائم بالملفات المنقولة إلى الأرشيف للرجوع إليها اذا تطلب الأمر ذلك.
• إعداد المراسلات الصادرة (خطابات- قرارات- تعاميم) والرد على الخطبات الواردة (بالبريد العادي او الألكتروني) باللغتين العربية والانجليزية وحسب توجيهات أو تعليمات المدير العام.
• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وتحضير ملفات إجتماعات المدير العام واجتماعات مجلس المديرين وطباعة المحاضر والقرارات التي تصدر عن المجلس وجداول المتابعة.
• تنسيق وتحديث المعلومات وأرقام الهواتف والعناوين والخدمات الخاصة بالعمل والأشخاص الذين يتطلب العمل الاتصال بهم بصورة دائمة.
• ترتيب حجوزات السفر والفنادق والتذاكر والمتابعة مع مكتب الحجز لإصدار التذاكر وتأكيد الحجز والتنسيق مع الجهات أو الأشخا
