جدولة الإجتماعات بين المدير العام والوحدات الداخلية واللجان الخارجية ومجلس الإدارة والمنظمات غير الربحية النظيرة …الخ.
• حضور الإجتماعات وتدوين محاضر الإجتماعات وتوزيع جداول الأعمال إذا لزم الأمر.
• الرد على المكالمات والتعامل معها بالطريقة المناسبة.
• معالجة الوارد الصادر بالتعاون مع المساعد التنفيذي.
• فتح وتصنيف وتوزيع المراسلات الواردة، بما في ذلك الفاكسات والبريد الإلكتروني.
• حفظ واسترداد وثائق الشركة والحفاظ على السجلات والتقارير بطريقة سرية.
• إجراء البحوث وجمع البيانات وإعداد الملخصات و النتائج و عرضها على المديرالعام للنظر فيها .
• الإتصال مع الادارات الداخلية للجمعية ومتابعة جمع المعلومات والتقارير تبعا لطلب
• وضع وتحديث قاعدة البيانات للادارة العامة على أساس منتظم.
متابعة الانشطة الخاصة بمنتدى التنمية الاجتماعية كالاتى:
• اللوجستيات المتعلقة بالدعوات الموجهة الى ضيوف المنتدى واستلام الوثائق المتعلقة بتتاكيد المشاركات.
• تحديث قائمة بيانات المتحدثين
• اللوجستيات المتعلقة بحجز تذاكر السفر والتأشيرات وحجز الفندق
• استلام المواد العلمية وطباعة بطاقات الاسماء وتجهيز المواد الخاصة بالموقع الالكترونى ودليل المنتدى
• التنسيق مع وحدة الشئون الادارية حول تنظيم البرامج المصاحبة للمتحدثين
• التنسيق مع المتحدثين خلال الفعاليات وتوفير كافة احتياجاتهم وترتيب لقاءات تعريفية بهم
